LifeTime Journal
In 7 Schritten zu Fax-freien Praxis

In 7 Schritten zur Fax-freien Praxis

Sie haben entschieden, das Faxgerät in Ihrer Arztpraxis abzuschaffen? Wunderbar!
Dann haben Sie bereits einen großen und wichtigen Schritt in Richtung digitale und datenschutzkonforme Praxisprozesse getan. Damit der Wechsel reibungslos verläuft, helfen Ihnen diese 7 Tipps:

1. Vereinbarung schließen

Nun geht es darum, innerhalb des Teams eine Vereinbarung zu treffen: Kommunizieren Sie die anstehende Veränderung und legen Sie gemeinsam einen Zeitpunkt fest, bis wann das Fax in Ihrer Einrichtung der Geschichte angehört.

2. Mitarbeiter einbeziehen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team involviert und die Ziele, Gründe sowie Vorteile der Fax-Abschaffung bekannt sind. Transparenz ist das A und O: Eine offene Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Veränderungsmanagement. Kommen doch Zweifel auf, so verdeutlichen Sie Effizienz und Zeitersparnis, die langfristig dem Team zugute kommen werden. Kommunizieren Sie nicht nur die Vorteile, sondern sprechen Sie ebenso offen über den Aufwand und die Auswirkungen.

3. Stakeholder informieren

Das eigene Team zu involvieren ist das Eine. Genauso sollten Sie Ihre Patienten, Zuweiser und weitere Stakeholder über die Veränderungen rund um die neuen Prozesse in Ihrer Praxis informieren. Dazu reicht zum Beispiel schon ein Plakat am Empfangstresen, ein kurzer Hinweis auf Ihrer Webseite oder eine Rundmail.

4. Prozesse identifizieren

Beauftragen Sie Ihr Praxismanagement damit, die aktuellen Kommunikationsprozesse in Ihrer Einrichtung zu identifizieren. So wird den Mitarbeitern klar, an welcher Stelle das Fax in die Praxisabläufe eingebunden ist: Wann kommt das Fax zum Einsatz? Wieviel Arbeitszeit pro Woche nimmt das Fax in Anspruch? Wer bestellt die Toner und das Papier? Sind die Prozesse einmal dargelegt, sollten Sie mit dem Praxisteam in den Dialog treten und Unterstützung anbieten ggf. von extern. Vielleicht gibt es an der einen oder anderen Stelle noch Unsicherheiten, die es abzufangen gilt.

5. Fax-Alternativen bieten

Einfach nur das Fax verbannen ohne sinnvolle Alternativen parat zu haben, macht wenig Sinn. Informieren Sie sich und Ihr Team ausführlich über praxistaugliche und datenschutzkonforme Möglichkeiten abseits des Faxgerätes. Hören Sie sich bei Kollegen nach Alternativen um oder informieren Sie sich im Internet. Auf der #faxendicke Aktionwebseite sind ebenfalls sinnvolle Alternativen zum Fax zusammengestellt. Noch bevor das Faxgerät endgültig abgeschafft wird, sollten die Mitarbeiter mit dem neuen Produkt vertraut sein, damit ein fließender Übergang stattfinden kann.

6. Meilensteine festlegen

Setzen Sie sich realistische Meilensteine die eine erfolgreiche Implementation der neuen Lösung abbilden. Nehmen Sie sich z.B. vor, dass bis zu einem bestimmten Zeitpunkt 50 % der Arztbriefe an Kollegen digital versendet werden.

7. Erfolge feiern

Wertschätzen Sie den bisherigen Erfolg und feiern Sie den gemeinsamen Fortschritt, den Sie als Team bewerkstelligt haben. Die Anerkennung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und motiviert bleiben. So legen Sie einen Grundstein für Innovationen in Ihrer Arztpraxis.

Sie suchen nach einer datenschutzkonformen digitalen Alternative für den Faxversand in Ihrer Praxis? Unter dem o.g. Link finden Sie auf dem Blog der Initiative #faxendicke Beispiele für sichere Lösungen oder schauen Sie direkt unter lifetime.eu/digitale-praxis und lernen Sie die LifeTime Software zum digitalen Befundversand kennen.

Der Artikel ist erstmalig erschienen auf dem Blog der Initiative #faxendicke, die sich für die Aufklärung rund um Sicherheitslücken des Fax einsetzt. LifeTime ist einer der Initiatoren von #faxendicke.

Mareike Schröder

Corporate Communications bei LifeTime